一、接單部分

接單工作原則上應該成為日常中“最優(yōu)先”的工作環(huán)節，一般要求接單必須快捷、

高效，在第一時(shí)間內用最短時(shí)間確認業(yè)務(wù)的可操作性并予以安排。

接單人員一般要求自接到委托書(shū)后15分鐘內完成以下三部分基本信息的確認。

（注）對于部分無(wú)法短時(shí)間內確認的信息，依然必須及時(shí)安排并予以跟蹤，如根據客戶(hù)和操作需要流轉到下一環(huán)節，先安排流轉后跟進(jìn)處理，以保證下一環(huán)節的有序操作。

    1、審核客戶(hù)委托內容和確認客戶(hù)服務(wù)要求（客服或者接單員）

   （1）接單人員必須預先審核客戶(hù)的委托內容。

客戶(hù)發(fā)來(lái)的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：

托運人/發(fā)貨人、船公司/船期、起運港、目的港/中轉港、貨名、柜型柜量、

運價(jià)條款與運價(jià)、托運人的簽字或蓋章等。

（2）接單人員必須預先確認客戶(hù)服務(wù)要求。（客服或者接單員）

普通服務(wù)要求一般包括是否需要：到/預付訂艙、拖車(chē)/內裝、商檢和報關(guān)等。

到/預付訂艙確認即對（1）內容的確認；

對于拖車(chē)/內裝、商檢和報關(guān)的服務(wù)要求，必須同時(shí)確認貨物和單證備齊時(shí)間、服務(wù)要求時(shí)間等，注明在客戶(hù)訂艙單上。

 

特殊服務(wù)要求一般包括是否需要：普通服務(wù)外其他的附加服務(wù)。

 

        對于特殊服務(wù)要求，必須得到部門(mén)主管和/或者其他相關(guān)職能的核批后才可以接受和安排

2、運價(jià)核對、確認（客服或者接單員）

客服人員收到訂艙單后，必須對運價(jià)和其他服務(wù)費用進(jìn)行確認。

(1) 對來(lái)自銷(xiāo)售部的業(yè)務(wù)，須與銷(xiāo)售員核對運價(jià)和其他服務(wù)費用是否正確，并由銷(xiāo)售員在訂艙單上簽字確認，然后再向相應船公司訂艙。

(注) 特殊情況可先口頭與銷(xiāo)售員確認, 待銷(xiāo)售員返回公司再補簽字確認

(2) 對于公司業(yè)務(wù)，須與市場(chǎng)相關(guān)人員或航線(xiàn)主管人員及時(shí)確認后再安排訂艙。

3、艙位確認（客服或者接單員）

根據客戶(hù)委托，確認反饋符合要求的艙位。

二、訂艙部分

一般要求預定開(kāi)航日7天前必須安排訂艙，對可以提前接受委托的船公司應爭取頭批訂艙，旺季時(shí)候根據市場(chǎng)情況適當提前；

一般要求在預定開(kāi)航日5工作日前完成訂艙，對于該時(shí)間限制以?xún)鹊臉I(yè)務(wù)委托一般要求在接單日內完成訂艙，最遲一個(gè)工作日內完成訂艙。

1、新建委托 (訂艙操作員)

訂艙操作員必須及時(shí)在操作系統內創(chuàng )建業(yè)務(wù)編號、新建業(yè)務(wù)檔案，輸入業(yè)務(wù)有

關(guān)數據。輸入業(yè)務(wù)數據包括但不限于此：業(yè)務(wù)各屬性、發(fā)收通信息、服務(wù)要求、提單要求、船名航次（如可能）、開(kāi)航日期、起運港、中轉港、目的港、箱型箱量、貨名與數量，以及代理（如需要）等。

2、訂艙過(guò)程（訂艙操作員）

訂艙過(guò)程包括以下環(huán)節：膳制與發(fā)送訂艙單、訂艙號或提單號確認、預配和報關(guān)艙單發(fā)送確認、中轉港代碼確認和場(chǎng)站收據制作等，任何其中一環(huán)節未完成均視做訂艙未完成。

訂艙完畢后，應及時(shí)將配艙信息輸入操作系統，輸入時(shí)應確保準確，并特別注意以下信息：船公司名稱(chēng)、訂艙號或者海單號、船名航次、開(kāi)船日期、箱型箱量以及運費/運輸條款等內容的核對。

3、艙位通知 （訂艙操作員）

無(wú)論是否需要我司代為提供當地各項服務(wù)的業(yè)務(wù)，訂艙確認單或者配船通知單等都必須第一時(shí)間通知客戶(hù)，確保上面的訂艙號與船名航次要清晰、準確，以免造成混淆。

如有問(wèn)題，積極配合客戶(hù)跟蹤處理預配和海關(guān)艙單等方面問(wèn)題。

三、拖車(chē)/內裝（調度）

客戶(hù)委托的拖車(chē)、內裝和/或者報關(guān)等要求，必須根據船公司、碼頭、貨物性質(zhì)和

市場(chǎng)環(huán)境等情況予以預先審核，對于存在隱患的不合理安排盡量同客戶(hù)協(xié)商調整并告知理由和風(fēng)險。

1、拖車(chē)安排

(1) 得到相關(guān)銷(xiāo)售或者客服確認后方能安排

(2) 根據船公司、碼頭和航線(xiàn)等情況，前瞻判斷合適的拖車(chē)時(shí)間時(shí)間；如同客戶(hù)具體情況有沖突，必須同客戶(hù)友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險

(3) 安排拖車(chē)前，根據前期約定的拖車(chē)服務(wù)時(shí)間要求，提前2工作日與客戶(hù)再次聯(lián)系確認裝柜時(shí)間及地點(diǎn)

(4) 同客戶(hù)確認時(shí)間要求后，在同一工作日及時(shí)把信息通知拖車(chē)行進(jìn)行服務(wù)要求

預約

(5) 向拖車(chē)行委托時(shí)間，一般最遲必須在提供拖車(chē)服務(wù)時(shí)間的前一工作日的中午之前，并在當日下午4點(diǎn)前確認安排（包括拖車(chē)行是否已經(jīng)領(lǐng)取設備交接單、提箱點(diǎn)的確認已經(jīng)空箱狀況確認）；

對于特種箱業(yè)務(wù)，必須同船公司確認空箱狀況，必要情況下通知船公司提箱時(shí)間。

(6) 安排拖車(chē)時(shí)，需向拖車(chē)行發(fā)出書(shū)面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉港代碼、目的地等）、裝柜時(shí)間、裝柜地點(diǎn)、工廠(chǎng)聯(lián)系人及聯(lián)系電話(huà)、協(xié)議費用等

(7) 必要情況下，應要求拖車(chē)行提供司機姓名，手機號碼、柜號，并報給工廠(chǎng)

(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港

(9) 其他注意事項

在船公司的免費用箱期內安排拖柜進(jìn)場(chǎng)，避免發(fā)生額外費用。若有發(fā)生超堆費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶(hù)，要求其書(shū)面確認并登記

對于客戶(hù)業(yè)務(wù)退關(guān)，需要確認是否發(fā)生安排拖車(chē)的前期費用。若有發(fā)生預配打單費等，需立即通知客戶(hù)，要求其書(shū)面確認并登記

2、內裝安排

(1) 得到相關(guān)銷(xiāo)售或者客服確認后方能安排

（2）根據船公司、碼頭和航線(xiàn)等情況，前瞻判斷合適的裝箱時(shí)間，如同客戶(hù)具體情況有沖突，必須同客戶(hù)協(xié)商并告知可能的風(fēng)險

(3) 根據前期約定的到貨時(shí)間，提前1工作日與客戶(hù)再次核實(shí)送貨時(shí)間和預計到達時(shí)間

(4) 向倉庫做內裝委托，需向倉庫發(fā)出書(shū)面委托。

清晰顯示配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉港代碼、目的地等）、裝柜時(shí)間、貨物數據（包括件數、毛重、體積）、 協(xié)議費用等

(5) 向倉庫委托時(shí)間，一般最遲必須在預約貨物裝箱時(shí)間的前一工作日的中午之前，并在當日下午4點(diǎn)前確認安排（包括倉庫是否已經(jīng)領(lǐng)取設備交接單、提箱點(diǎn)的確認、空箱狀況確認）

(6) 向倉庫委托時(shí)，必要情況下應注明提空柜的時(shí)間要求

(7) 跟蹤到貨物情況

(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港

四、報關(guān)部分（操作員）

(1) 得到相關(guān)銷(xiāo)售或者客服確認后方能安排

(2) 根據船公司、碼頭、航線(xiàn)和貨物等情況，前瞻判斷合適的報關(guān)時(shí)間。如同客戶(hù)具體情況有沖突，必須同客戶(hù)友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險

(3) 最遲在同客戶(hù)約定報關(guān)日期的前一工作日，再次同客戶(hù)確認報關(guān)資料的發(fā)送情況

(4) 收到報關(guān)資料后的第一時(shí)間對報關(guān)資料進(jìn)行預審，有問(wèn)題立即處理

5) 在約定的報關(guān)日期前一工作日下班前，把完整的報關(guān)資料送報關(guān)行

(6) 對于報關(guān)資料，要求復印留底；對于重要報關(guān)資料如核銷(xiāo)單等，必須在做登

記

(7) 跟蹤反饋報關(guān)結果

五、文件部分

1、提單確認 (文件員)

(1) 提單確認件的膳制和發(fā)送

提單確認件的膳制和發(fā)送要及時(shí)，一般預定開(kāi)航日2個(gè)工作日前必須發(fā)送

(2) 催促提單確認件

一般預定開(kāi)航日前一工作日必須從客戶(hù)獲取完整、正確的提單確認件